【雲端分享服務平台】單位資料夾使用及管理
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單位資料夾使用及管理
主要目的：資訊共享、線上協作
- 因執行任務/計畫，需與團隊成員間共享或線上協作之資訊及文件；
- 生命週期一年內之文件及檔案；
- 空間額度：100GB，為全組共享；
分權管理：
- 依各單位組織/計畫架構建立專屬資料夾，並分派資料夾管理者；
- 資料夾管理者，主要任務為資料夾權限控管、定期清理過期的檔案及資訊
單位資料夾的管理
單位資料夾管理者
- 經單位主管核可後，由綜計組業務承辦人設定權限
- 單位資料夾權限：管理者
- 建立分組/計畫資料夾，並指派資料夾管理者
- 資料夾權限維護、定期清理過期的檔案及資訊
分組資料夾管理者
- 經單位主管核可後，由單位資料夾管理者設定權限
- 分組資料夾權限：管理者
- 建立子計畫資料夾，並加入相關成員
- 子資料夾權限維護、定期清理過期的檔案及資訊
單位資料夾使用限制
- 單位資料夾的內容僅能透過瀏覽器存取，無法透過代理程式下載至本地端；
- 單位成員無法查看未授權存取權限之資料夾(該資料夾為隱藏)；
- 只有資料夾管理者具有刪除檔案之權限；
- 分組成員在其對應分組資料夾一定要有預覽者權限，不然就算具有分組資料夾下的子目錄管理者權限，還是看不到；
- 若需線上協作，請先轉換為Synology Office格式
新增子資料夾(分組/計畫)及權限設定
建立子資料夾步驟
- 依分組建立子資料夾，並指派管理者；
- 子資料夾管理者
- 業務需求授予相關成員權限(檢視者/編輯者/管理者)
- 相關成員的基本權限需為“預覽者”
- 全組同仁皆可檢視/編輯的資料夾，如公告區，其隱私設定可設為”內部-可檢視/可編輯”
綜計組單位資料夾架構
- 依組織架構
- 組部、計畫科、資訊科、綜合科、技服科、能策室
- 權限：依各分組/計畫人員業務需求授予權限 (私人-僅受邀者可存取)
- 公告區
- 權限：全組同仁（內部－任何有帳號的使用者都可"檢視"）
- 協作區
- 組內跨分組/計畫之短期任務、計畫
- 權限：全組同仁（內部－任何有帳號的使用者都可"編輯"）
- 可依專案/計畫建立資料夾，如核研所全球資訊網-更新資料
- 依業務需求授予權限 (私人-僅受邀者可存取，預設權限繼承協作區的設定，需手動更改)
