單位資料夾使用及管理

主要目的：資訊共享、線上協作

• 因執行任務/計畫，需與團隊成員間共享或線上協作之資訊及文件；
• 生命週期一年內之文件及檔案；
• 空間額度：100GB，為全組共享；

分權管理：

• 依各單位組織/計畫架構建立專屬資料夾，並分派資料夾管理者；
• 資料夾管理者，主要任務為資料夾權限控管、定期清理過期的檔案及資訊

單位資料夾的管理

單位資料夾管理者

• 經單位主管核可後，由綜計組業務承辦人設定權限
• 單位資料夾權限：管理者
• 建立分組/計畫資料夾，並指派資料夾管理者
• 資料夾權限維護、定期清理過期的檔案及資訊

分組資料夾管理者

• 經單位主管核可後，由單位資料夾管理者設定權限
• 分組資料夾權限：管理者
• 建立子計畫資料夾，並加入相關成員
• 子資料夾權限維護、定期清理過期的檔案及資訊

單位資料夾使用限制

• 單位資料夾的內容僅能透過瀏覽器存取，無法透過代理程式下載至本地端；
• 單位成員無法查看未授權存取權限之資料夾(該資料夾為隱藏)；
• 只有資料夾管理者具有刪除檔案之權限；
• 分組成員在其對應分組資料夾一定要有預覽者權限，不然就算具有分組資料夾下的子目錄管理者權限，還是看不到；
• 若需線上協作，請先轉換為Synology Office格式

新增子資料夾(分組/計畫)及權限設定

• ­依分組建立子資料夾，並指派管理者；
• ­子資料夾管理者
  • ­業務需求授予相關成員權限(檢視者/編輯者/管理者)
  • ­相關成員的基本權限需為“預覽者”
• ­全組同仁皆可檢視/編輯的資料夾，如公告區，其隱私設定可設為”內部-可檢視/可編輯”

如何使用文件管理三寶

檔案生命週期

要如何有效利用文件管理三寶? 就從檔案的生命週期開始說起

當專案進行時，會產生許多文件、草稿，這些文件只是暫時性地存在，而且有時需要協同作業。這時候我們就可以利用【雲端分享服務】來儲存檔案、線上協作。

當文件經過核定、定稿、定版之後，不會再變動，則將檔案上傳至【知識管理系統】，以作為永久保存。

此時整個文件已確定，則可以刪除儲存於【雲端分享服務】中的檔案。以節省個人空間額度。

若需要公告給本所同仁，則需將檔案上傳至【文件管理中心】。

經過時間及環境的變化，而有了文件改版之需求

此時，檔案生命週期再次啟動。

最後，文件管理三寶中所存放的檔案如下：

雲端分享服務：無檔案留存；

知識管理系統：保留所有版本；

網站文件中心：保留最新版本。

1. 為持續提供本所同仁優質雲端服務體驗，綜計組建置新的雲端分享服務平台(Drive)，並於2019年10月14日正式上線。為使同仁能快速上手，依本所情境編修使用說明數篇，同仁可依使用說明進行操作。
2. 舊版雲端分享服務(Safesync)預計於2019年12月31日停止服務，屆時將會清除系統上的檔案。請同仁儘似備份個人/團體的檔案至其他裝置。
3. 綜計組已針對新版雲端分享服務平台(Drive)舉辦數場教育訓練，並將上課內容整理成FAQ【所內網站>更多服務>資訊服務>其它資訊服務>FAQ測試版】，請同仁逕至前往瀏覽。
   
   1. Drive(新)
      • 網址：https://drive.iner.gov.tw
      • 帳號/密碼：本所MIS系統帳號(工號) / 密碼
      • 操作說明：http://bit.ly/2KWazm1
        
   2. Safesync(舊)
      • 網址：https://www.linkbox.iner.gov.tw
      • 帳號/密碼：本所MIS系統帳號(工號) / 密碼

註：

1. 本所雲端分享服務平台限於公務使用，主要功能是讓同仁能跨裝置檔案同步、檔案分享與線上協作等功能，而非長期備份檔案之用。
2. 網路空間使用量限制為個人配賦25GB。
3. 因資安考量，本所新版雲端分享服務(Drive)不提供匿名方式上傳檔案至分享資料夾。故若需接受無本所帳號人員傳送之檔案，請對方以其他方式傳送檔案，如google drive, dropbox。但允許匿名者線上協作文書檔案(如文件、簡報及試算表，但需先轉換為Synology Office格式)。

若有其他問題，請洽業務承辦人(林源城#3075)。