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一、廠商履約完成，驗收作業由案內各請購單位依權責分別辦理後，請將驗收紀錄、相關文件及發票(或收據)送秘書室管理科辦理結報。

二、俟管理科結報人員於採購管理系統中作業完竣，印出各請購單位之粘貼憑證用紙貼上發票(或收據)後，分送各請購單位聯絡人或請其派員赴管理科取回填妥用途說明，並經請購單位主管及預管人員於粘貼憑證用紙上簽章，限期送回秘書室管理科彙整。

三、上開有別往例逐一傳會案內各請購單位之變革作法，可有效縮短結報時程及降低文件遺失風險，而經彙整後之全案採購文件卷隨即可傳會各研支單位續辦相關事宜，以免影響本所付款時程。